شرح وظایف دبیرخانه
چارچوب کلی وظایف دبیرخانه هیأت امنای دانشگاه
- همکاری و فعالیت با ریاست دانشگاه جهت اقدامات و تکالیف مرتبط با مصوبات هیأت امناء و مشارکت حسب نیاز با معاونین ذیربط و نیز مشارکت و مساعدت در برگزاری و پیگیری اقدامات هیات امنای بیمارستان ها
- برنامه ریزی و هماهنگی در تدوین پیشنهادات و دستور جلسات هیأت امناء دانشگاه و مشارکت با دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع در تدوین دستورالعمل ها، دستورات مشترک و تنظیم صورتجلسات ، جمع آوری مستندات مصوبات و... و اخذ تاییدیه اولیه پیشنهادات قابل طرح در جلسه از دبیرخانه مرکزی هیات امنا در وزارت متبوع
- برگزاری جلسات هیات امنای دانشگاه حسب ضرورت با نظر ریاست موسسه بصورت فوق العاده یا عادی خارج از جلسات برنامه ریزی شده سالیانه توسط دبیرخانه مرکزی وزارت متبوع و فراهم نمودن امکانات لازم در ارسال مستندات کامل جلسه به اعضا با فاصله زمانی مناسب (حداقل ده روز قبل از تشکیل جلسه) و دبیرخانه مرکزی
- مطالعه، هماهنگی و همکاری در تدوین برنامه ها و سیاستهای دانشگاه با مبادی ذیربط بخشی و فرابخشی در راستای سیاست های کلان و تسری آنها در مصوبات هیأت امناء ( در دانشگاه یا حسب نیاز در بیمارستانها)
- هماهنگی ومشارکت با مدیریت مالی و مدیریت بودجه دانشگاه در تنظیم وتهیه جداول و گزارشات بودجه ای و مالی، هماهنگی در راستای مصوبات هیأت امناء و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصل بودجه ریزی و مشارکت در ارائه گزارشات مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیات امناهای دانشگاه یا بیمارستان ها
- مطالعه، پژوهش و برنامه ریزی در پایش و نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیأت امناء، ارزیابی عملکرد آن و ارائه گزارش
- مشارکت و همکاری با معاونت ها و واحدهای تخصصی زیر مجموعه دانشگاه بمنظور برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات ومستندات و پیشنهادات جهت تهیه و تدوین نهایی پیش نویس مصوبات و تصویب آن در هیأت امناء دانشگاه و حسب مورد و نیاز در بیمارستانها
- برنامه ریزی جلسات هیأت امناء و برگزاری جلسات و مشارکت و پیگیری در تنظیم، اصلاح و تائید امضای صورتجلسات، گزارشات عملکرد، حسابرسی، جداول بودجه و مالی و... با همکاری واحدهای تخصصی ذیربط دانشگاه
- بازنگری و مطالعه دستورالعمل ها، قوانین مرتبط ، جداول مالی واداری و ارائه اصلاحات در زمینه های مدیریت و فعالیتهای دانشگاه مرتبط با مصوبات هیأت امناء
- مستند سازی و طبقه بندی اطلاعات وایجاد ارتباط و هماهنگی با اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع
- هماهنگی در راه اندازی و فعالیت کمیته های تخصصی هیأت امناء در سطح دانشگاهها در راستای مصوبات، پیشنهادات، تکالیف جلسات هیأت امناء و نیازهای کارشناس دانشگاه
نام و نام خانوادگی : دکتر امید مرادی مقدم
رشته تحصیلی: بیهوشی فلوشیپ : ICU
پست الکترونیک : ommccm@gmail.com
تلفن مستقیم : 88622623
شماره تماس داخلی : 86702625
کلیات وظایف و فعالیت رئیس دبیرخانه دائمی هیأت امناء دانشگاه
رئیس دبیرخانه دائمی و مشاور ریاست دانشگاه وظیفه هماهنگی و ایجاد ارتباط فعال وکارشناسی مستمر بین اعضای هیأت امناء ، دبیرخانه مرکزی و تمامی معاونین و مشاورین دانشگاه را داشته وجهت یافتن راهکارهای اجرایی مناسب و اطمینان از انجام تکالیف مختلف مندرج در صورتجلسات هیأت امناء پیگیری مناسب را حسب مورد بعمل می آورد و در ضمن زیر نظر ریاست دانشگاه به منظور اطلاع از کلیه اقدامات در سطح دانشگاه و مشارکت در تهیه گزارشات پیش نویس مصوبات ثبت و پیگیری تصمیمات و سیاستگذاری های اتخاذ شده درجلسات هیأت امناء بعنوان عضو ثابت در کلیه جلسات هیأت رئیسه ، شوراهای معاونین و مدیران و حسب مورد جلسات هیأت امنای بیمارستان ها یا کمیته های تخصصی شرکت می نماید. رئیس دبیرخانه دائمی موظف است گزارشات دوره ای در خصوص اجرایی شدن مصوبات هیأت امناء ، بودجه و عملیات مالی و حسابرسی را با هماهنگی ریاست دانشگاه به دبیرخانه مرکزی و کلیه اعضای هیأت امناء ارائه و برنامه ریزی لازم را جهت حضور اعضای محترم هیأت امناء در سطح دانشگاه خارج از زمان های شرکت در جلسات و ایجاد ارتباط با سطوح مختلف مدیریتی به منظو رآشنایی هر چه بیشتراعضاء با شرایط و وضعیت دانشگاه به دفعات لازم در طول سال بعمل آورد. در ضمن مستندسازی و ایجاد بانک اطلاعات از مصوبات ،گزارشات و عملکرد و آخرین وضعیت اجرایی شدن مصوبات از مهمترین اقدامات دبیرخانه می باشد. این اقدامات در صورت نیاز با نظر ریاست دانشگاه با توجه به امکانات موجود درهیأت های امنای بیمارستان ها نیز تسری می یابد.
نام و نام خانوادگی : اکرم رفیعی
رشته تحصیلی: کارشناسی ارشد مدیریت
پست الکترونیک :
تلفن مستقیم : 88622623
شماره تماس داخلی : 86702625
کلیات وظایف و فعالیت های کارشناسان دبیرخانه
کارشناس یا کارشناسان دبیرخانه (ترجیحاً و حسب تشخیص ریاست دانشگاه دردانشگاه های بزرگ ۲ نفر در دانشگاه های کوچکتر با دانشکده ها و موسسات یک تا دو نفرحسب نیاز) علاوه بر اجرای وظایف و دستورات ناشی از مسئولیت های مشاور و رئیس دبیرخانه دائمی می بایست از توان و آگاهی لازم جهت مباحث بودجه ای ، مالی، قوانین و مقررات هیات امناء ، آئین نامه ها و دستور العمل های مربوطه و نیز آشنایی کامل با رایانه برخوردار باشند تا بتواند ضمن ارتباط و همکاری با واحدهای مختلف دانشگاه در ثبت و گزارش دهی داده ها ، تنظیم جداول و نیز پالایش مصوبات پیشنهادی با انجام مطالعات کارشناسی و مطابقت باقوانین و مقررات مرتبط ،تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات و حضور کارشناسی در کمیته های تخصصی هیأت امناء تحت نظر و با مدیریت رئیس دبیرخانه اقدام نمایند .